Insumos para laboratório de análises clínicas: como realizar a gestão?

Realizar a gestão dos insumos para laboratório de análises clínicas pode fazer com que o seu negócio reduza despesas com materiais, aumente a eficiência dos processos e proporcione um serviço de maior qualidade para os pacientes. 

Isso porque, esta atividade envolve diversas questões que influenciam na atuação do laboratório, como a seleção de bons fornecedores e a padronização do estoque. 

Continue a leitura e entenda mais sobre a importância da gestão de insumos e como colocar isso em prática no seu laboratório!

Entenda o que é a gestão de insumos para laboratório de análises clínicas

A gestão de insumos para laboratório de análises clínicas é uma atividade fundamental para a administração deste tipo de negócio.

Ela se resume, basicamente, em organizar os materiais utilizados por meio do planejamento e controle de estoque. Entretanto, apesar de uma definição aparentemente simples, trata-se de um requisito essencial para o sucesso do seu laboratório.

Isso porque, boa parte do orçamento de um laboratório é investido na compra de insumos, e qualquer erro na gestão destes materiais pode trazer graves problemas financeiros.

A redução de desperdício de recursos contribui para a saúde financeira do laboratório. Assim, o gestor pode direcionar parte da receita para o investimento em novos equipamentos, recursos ou mesmo a capacitação da equipe.

Além disso, a gestão dos insumos para o laboratório também influencia indiretamente na imagem do negócio no mercado. O aumento da qualidade e eficiência no atendimento, impacta na fidelização e conquista de novos clientes.

A eficiência e disponibilidade de materiais sempre que necessário para os exames mostra que o laboratório está preparado para atender seus pacientes a qualquer momento.

Contudo, a situação contrária já é um indício de desorganização e, aos olhos do paciente, até mesmo falta de confiabilidade e qualidade no atendimento.

Como realizar a gestão dos insumos

A gestão dos insumos envolve diversos fatores, como o planejamento de compra para o abastecimento do laboratório, planejamento financeiro e seleção de fornecedores. Portanto, esta atividade deve ser realizada e continuamente acompanhada por um profissional ou equipe capacitada.

A seguir você verá quais são as práticas que podem tornar a sua gestão de insumos mais eficiente!

Tenha um setor específico para as compras de insumos

O primeiro passo a ser seguido para estruturar a sua gestão de insumos é garantir que o laboratório tenha um setor exclusivamente voltado para a compra e administração de recursos e materiais.

Contar com um profissional ou equipe dedicada apenas para esta área torna a gestão em si muito mais eficiente, pois o responsável estará focado apenas nesta atividade, reduzindo a ocorrência de erros.

Com isso, o colaborador que atua no setor de compras se torna um especialista, trazendo resultados cada vez melhores para o laboratório. Outra vantagem é a centralização de informações, tornando o acesso por outros colaboradores mais fácil e eficaz.

É este setor que será responsável pelos procedimentos recomendados nos próximos tópicos.

Realize um levantamento de estoque

O levantamento de estoque é uma forma de realizar um inventário, ou seja, organizar e contabilizar todos os recursos disponíveis no laboratório. É necessário realizar o levantamento regularmente, para que as informações estejam sempre atualizadas.

A regularidade irá depender das características específicas do laboratório, como tamanho e capacidade, número de atendimentos, entre outros. Além disso, o valor de cada item também influencia.

Conforme o blog Autolac, é possível classificar os itens do estoque em 3 faixas, sendo elas Faixa A, B ou C:

- Faixa A: são os produtos de maior valor. O ideal é que seja realizado um levantamento mensal para estes itens;

- Faixa B: produtos de médio valor, permitindo um levantamento bimestral;

- Faixa C: itens de menor valor, que não têm grande impacto no orçamento do laboratório. Para estes produtos o levantamento pode ser apenas semestral.

Com esta análise dos itens disponíveis em estoque o laboratório terá uma visão completa dos insumos e as necessidades de gerenciamento de quantidade.

Promova o controle e padronização do estoque

Ter um monitoramento ativo sobre todas as entradas e saídas também é fundamental. Caso contrário, podem ocorrer furos de estoque que prejudicam as atividades desempenhadas.

Assim, o setor de compras tem maior conhecimento sobre os produtos mais utilizados pelo laboratório, qual a frequência de compra ideal e quais podem ter seu consumo reduzido. O controle de estoque contribui para o investimento correto em insumos, evitando faltas ou compras em excesso.

Faça uma seleção de fornecedores

Para a gestão dos insumos não é necessária apenas a análise dos itens utilizados. A seleção dos fornecedores do laboratório é uma prática que pode trazer inúmeros ganhos para a empresa.

Para selecionar um fornecedor, independentemente do segmento, é indispensável realizar uma análise detalhada do custo-benefício que o insumo fornecido entrega.

Muitas vezes, o preço não é o único fator determinante. A qualidade do material ou equipamento, e principalmente, o valor que ele entrega para o laboratório devem ser considerados durante a compra.

Além disso, a credibilidade do fornecedor também deve ser analisada. Este tipo de relação comercial demanda das duas partes muita confiança e disponibilidade para ajudar sempre que necessário.

Ao escolher seus fornecedores, lembre-se de avaliar quais são os diferenciais que eles entregam para seu laboratório, pois estes benefícios estendem-se aos pacientes, mesmo que de forma indireta.

Por fim, um ponto de atenção na seleção de fornecedores é a certificação de órgãos sanitários, como a Anvisa. Considerando seu segmento de atuação, todos os produtos, materiais e equipamentos utilizados devem ter a garantia dos órgãos de saúde competentes.

Controle todos os prazos de entrega

Para completar os principais processos de gestão de insumos para o laboratório de análises clínicas, um controle de prazos de entrega assertivo é essencial. Para isso, será necessário colocar em prática a administração e padronização do estoque citados anteriormente.

Isso porque, é preciso entender a frequência de uso dos recursos, possíveis sazonalidades, para então realizar os pedidos de compra de maneira assertiva junto às necessidades do laboratório.

Com isso aliado à um bom atendimento dos fornecedores, é possível ter mais previsão da chegada dos insumos.

O controle dos prazos traz a possibilidade de se antecipar a imprevistos e assim encontrar uma solução mais rapidamente.

E então?

Sabemos que existem diversas maneiras e práticas de otimizar a sua gestão de insumos laboratoriais, mas os apresentados neste conteúdo já são uma ótima iniciativa para o seu negócio.

Esperamos que com estas dicas você consiga aplicar processos mais claros e eficazes no seu controle de insumos!

Agora, se você deseja conferir mais conteúdos que contribuam com a administração do seu laboratório, recomendamos nosso artigo com 9 dicas para você realizar a gestão laboratorial com qualidade!

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