POP - Saiba como fazer o Procedimento Operacional Padrão na Farmácia
5 de maio de 2022
O Procedimento Operacional Padrão na Farmácia, chamado de POP, é um documento imprescindível e obrigatório para esse tipo de estabelecimento na área da saúde. Ele é usado para garantir a qualidade dos serviços a partir da padronização das atividades. O POP é um integrante das Boas Práticas da farmácia, complementando o MBPF (vamos explicar ao longo do texto). Logo, traz uma descrição feita em sequência e detalhando todas as etapas das operações que acontecem no ambiente interno.
A gestão de processos na farmácia
A gestão de processos de uma farmácia pode envolver vários documentos importantes, inclusive, obrigatórios. Para que se entenda a ideia do POP, nós vamos trazer aqui nesse tópico outros conceitos, como o IT e o MBPF. Todos fazem parte dessa gestão, mas são diferentes.MBPF
O Manual de Boas Práticas Farmacêuticas é um documento que visa os detalhes processuais que acontecem no ambiente empresarial. Assim, acaba sendo muito útil para identificar mais facilmente os processos incorretos. O foco é padronizar atividades promovendo a saúde. O MBPF detalha informações como a política da farmácia (regras e normas), os objetivos dela (missão, valores, visão), os critérios das atividades realizadas ali e os procedimentos técnicos-sanitários.POP
O Procedimento Operacional Padrão tem o objetivo de criar um roteiro de condutas para os processos da farmácia. Assim, cria um padrão normativo organizacional. O ideal é que seja completo, descrevendo o fluxo da operação desde o começo até a finalização. É a partir desse padrão que a empresa poderá cobrar a conscientização dos funcionários, envolvendo-os de maneira positiva. O que vai resultar diretamente na melhor qualidade dos serviços ofertados aos clientes.IT
A Instrução de Trabalho indica o modo correto e detalhado de se executar as tarefas da organização. Ou seja, é focada na aplicação dos conhecimentos, o que garante a manutenção da qualidade de todo o processo – considerando a alternância de execução entre profissionais. Diferente do POP, a IT é mais prática e mais técnica. Por isso, acaba sendo muito usada na validação de produtos, no armazenamento deles e até mesmo no controle de estoque.As diferenças
O MBPF traz informações sobre a legislação sanitária. Ou seja, mostra o que é preciso fazer. Por isso, o POP é um passo a passo de todas as atividades que estão descritas no MBPF. Desse modo, fica mais dinâmico entender que o POP é mais amplo, ao passo que busca uma gestão do processo geral. Por isso, indica de que modo fazer. O IT tem uma ideia menos gerencial, sendo focado nas aplicações. Logo, indica quando fazer. Resumidamente, POP e IT são complementares em uma farmácia. De maneira simples de ser compreendida, esses documentos quando criados, devem detalhar O QUE o colaborador deve fazer, COMO ele deve executar as tarefas, PARA QUEM ficará a responsabilidade de cuidar das tarefas e QUANDO ela será executada. Para não esquecer esses conceitos, anote esse resumo:- MBPF – o que é preciso fazer
- POP – de que modo fazer
- IT – quando fazer
Como fazer o Procedimento Operacional Padrão na Farmácia
Assim, chegamos ao tópico central do conteúdo, que é mostrar um tipo de cronograma para que o POP seja criado na farmácia. Levando em conta que o documento tem que ter as instruções citadas na sequência de todas as operações que o colaborador deve fazer.Objetivo
O objetivo do POP é informar a razão pela padronização estar acontecendo. Nesse tópico, a informação deve ser muito clara e simples. Portanto, basta explicar os motivos para que as etapas do processo existam. Uma vantagem é que trará maior envolvimento dos funcionários.Aplicação
Outro campo a ser preenchido é o da aplicação. Nesse caso, o foco deve ser o de responder sobre a área da farmácia que vai aplicar o POP.Equipamentos
Mais uma etapa deste roteiro vem para falar de equipamentos e também de insumos que são usados nos processos internos da farmácia. Vale a pena usar recursos visuais, como imagens e fotografias, para orientar os leitores e facilitar a compreensão deles.Siglas
O campo das siglas serve para melhorar a comunicação diária entre as pessoas envolvidas na empresa. Isso porque o POP, muitas vezes, acaba sendo um primeiro contato do colaborador com as linguagens técnicas. Logo, entender as siglas ajuda a evitar erros de interpretação.Definições
As definições nada mais são do que um pequeno resumo dos dados e das ações que são imprescindíveis para serem aplicadas em cada etapa do processo interno.Procedimento
Essa vai ser a parte mais longa do documento. Então, quem vai fazer o Procedimento Operacional Padrão na farmácia deve considerar que é aqui que vem toda a parte detalhada. O mais comum é que se use um tipo de passo a passo, buscando a clareza nas informações.Registro
Tem o passo do registro, que como o nome indica, é para falar que quando um funcionário executa uma tarefa, ele se torna responsável por ela. Logo, é preciso que se tenha um padrão para comprovar isso. A ideia mais usada é a de impressão e assinatura de formulários.Revisões
Por fim, vêm as revisões. Na verdade, um histórico delas. Nesse momento, o que se pretende é manter uma aplicação e procedimentos sempre atualizados. Assim, revisões e alterações devem ser autorizadas e registradas.Você também vai gostar de ler: RDC 197 - saiba quais são as regras para realizar a vacinação em farmácias e drogarias!
O POP é obrigatório para farmácias?
A partir da RDC 44/09, sim. Essa publicação da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), diz que o MBPF e o POP devem ter arquivos mantidos pelas farmácias e drogarias durante o período mínimo de 5 anos.
Afinal, é fácil entender isso: são documentos que comprovam que as tarefas que vem do Manual de Boas Práticas Farmacêuticas possam ser feitas naquele ambiente seguindo o mesmo padrão, de modo uniforme e regular.
Além disso e também com base na RDC mencionada acima, o estabelecimento farmacêutico deve ter POPs referentes às várias atividades, como: manutenção das condições higiênicas/sanitárias, produtos (armazenamento, destinação, etc), prestação de serviços, uso de materiais descartáveis, entre outros.
Por isso, é comum que se tenha muitos POPs em uma única farmácia. Por exemplo: POP para acidente de trabalho, POP para atendimento para exame de Covid-19, POP para aferição de temperatura corporal, POP para armazenamento de termolábeis e assim por diante.
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